VAT = Value Added Tax (PL: 23/8/5/0%); USA = „sales tax”.
Invoice = faktura; receipt = paragon (potwierdzenie zapłaty); bill = rachunek (potocznie).
Net = netto (bez VAT); gross = brutto (z VAT).
PIT = Personal Income Tax; CIT = Corporate Income Tax; ZUS = social security contributions.
Due date = termin płatności; net 30 days = 30 dni od wystawienia.
Reverse charge = odwrotne obciążenie VAT (B2B w UE).
Tabela: 30 zwrotów księgowości PL → EN
| Polski | Angielski | Uwagi |
|---|---|---|
| faktura | invoice | VAT invoice, pro forma invoice |
| paragon | receipt | till receipt (UK) |
| rachunek | bill | potocznie też faktura (AmE) |
| faktura korygująca (in minus) | credit note | |
| nota obciążeniowa | debit note | |
| faktura proforma | pro forma invoice | przed transakcją |
| numer faktury | invoice no. / invoice number | |
| data wystawienia | issue date | |
| data sprzedaży | supply date / date of supply | UK |
| termin płatności | due date / payment due date | |
| warunki płatności | payment terms | net 14/30/60 days |
| kwota netto | net amount / subtotal | bez VAT |
| kwota brutto | gross amount / total | z VAT |
| VAT (PTU) | VAT (Value Added Tax) | USA: sales tax |
| stawka VAT | VAT rate | 23% / 8% / 5% / 0% |
| czynny podatnik VAT | VAT-registered | |
| zwolniony z VAT | VAT exempt | |
| odwrotne obciążenie | reverse charge | B2B w UE |
| NIP do VAT | VAT number / VAT ID | PL1234567890 |
| deklaracja VAT | VAT return | PL: JPK_V7 |
| podatek dochodowy (osoba) | PIT (Personal Income Tax) | income tax |
| podatek dochodowy (firma) | CIT (Corporate Income Tax) | |
| składki ZUS | social security contributions | UK: NI contributions |
| zaliczka na podatek | tax advance / advance payment | |
| rozliczenie roczne | annual tax return | |
| zwrot podatku | tax refund | |
| urząd skarbowy | tax office | UK: HMRC · USA: IRS |
| księgowy | accountant | bookkeeper = dla mniejszej firmy |
| biuro rachunkowe | accounting firm / bookkeeping service | |
| przeterminowana faktura | overdue invoice / past due |
Faktura po angielsku — struktura
INVOICE Invoice no.: 2026/05/123 Issue date: 31 May 2026 Due date: 30 June 2026 (net 30 days) From: [Company Name Sp. z o.o.] ul. Marszałkowska 100, 00-001 Warsaw, Poland VAT ID: PL1234567890 Bill to: [Client Name Ltd.] [Client Address] VAT ID: GB123456789 | Description | Qty | Unit price | Net amount | VAT % | VAT amount | Gross | | Service ABC | 1 | 1000.00 | 1000.00 | 23% | 230.00 | 1230.00| Subtotal (net): 1000.00 EUR VAT 23%: 230.00 EUR Total (gross): 1230.00 EUR Payment terms: net 30 days Payment due by: 30 June 2026 Payment details: IBAN: PL61 1090 1014 0000 0712 1981 2874 SWIFT/BIC: PKOPPLPW Reference: Invoice 2026/05/123 Thank you for your business!
VAT, net, gross, reverse charge
VAT (Value Added Tax) to podatek od wartości dodanej — w Polsce 23% (stawka podstawowa), 8% (np. niektóre usługi), 5% (książki, niektóre produkty żywnościowe), 0% (eksport). USA NIE ma VAT — odpowiednik to „sales tax” (różny w stanach, 0-10%).
- Net amount = kwota netto (bez VAT)
- Gross amount / Total = kwota brutto (z VAT)
- VAT rate = stawka VAT (np. 23%)
- VAT amount = kwota VAT
- VAT-registered = czynny podatnik VAT
- VAT exempt = zwolniony z VAT
- Zero-rated = stawka 0% (eksport poza UE)
- Reverse charge = odwrotne obciążenie (B2B w UE — odbiorca rozlicza VAT)
- VAT return = deklaracja VAT (PL: JPK_V7)
- VAT number / VAT ID = NIP do VAT
Gdy wystawiasz fakturę dla klienta B2B z UE (poza Polską), zwykle stosujesz mechanizm reverse charge — VAT rozlicza ODBIORCA, nie ty. Klauzula na fakturze: „Reverse charge — VAT to be accounted for by the recipient (Article 196 of Council Directive 2006/112/EC)”. W tym wypadku VAT na fakturze = 0%, a w polu „VAT rate” wpisujesz „RC” lub „reverse charge”.
Podatki: PIT, CIT, ZUS, tax return
| Polski | Angielski | Stawki / kontekst |
|---|---|---|
| PIT (osoby fizyczne) | Personal Income Tax | PL: 12% / 32% + 4% solidarność |
| CIT (firmy) | Corporate Income Tax | PL: 19% / 9% (małe firmy) |
| ZUS | Social Security / NI | UK: NI = National Insurance |
| składka zdrowotna | health insurance contribution | PL: 9% / 4,9% |
| zaliczka na podatek | tax advance / withholding | |
| rozliczenie roczne | annual tax return | PL: PIT-37/36/28/CIT-8 |
| zwrot podatku | tax refund | |
| dopłata podatku | tax owed / additional tax | |
| ulga podatkowa | tax relief / tax deduction | |
| urząd skarbowy | tax office | UK: HMRC · USA: IRS |
Receipt vs invoice — różnica
| Receipt | Invoice |
|---|---|
| Paragon — POTWIERDZENIE zapłaty | Faktura — ŻĄDANIE zapłaty |
| Wystawiana PO płatności | Wystawiana PRZED płatnością |
| „I got a receipt for my coffee” | „Please pay the invoice by 30 June” |
| Sklep / restauracja / B2C | B2B / usługi |
Upomnienia: friendly reminder → final notice
- Friendly reminder (przyjazne, 1-3 dni po terminie): „Just a friendly reminder that invoice #123 is now due.”
- First formal reminder (formalne, 7+ dni): „This is a reminder that invoice #123 is past due. Please remit payment by [date].”
- Second reminder (mocniejsze, 14+ dni): „Invoice #123 is now 14 days overdue. Please make payment immediately to avoid late fees.”
- Final notice / final demand (ostateczne, 30+ dni): „Final notice — payment of invoice #123 is required within 7 days to avoid collection action / legal proceedings.”
- Debt collection (windykacja): „We are referring this matter to our debt collection agency / We have engaged solicitors.”
„overdue” = przeterminowane. „past due” = po terminie. „outstanding” = niezapłacone. „late payment interest” = odsetki za zwłokę. „dunning letter” = list windykacyjny (formalne). „bad debt” = nieściągalna należność. „debt collection agency” = firma windykacyjna.
5 błędów Polaków
❌ BŁĄD: „Please pay the bill” (do dużego klienta B2B).
✅ POPRAWNIE: „Please pay the invoice / Please remit payment for invoice #123.”
Dlaczego: „Bill” jest potoczne (restauracja, rachunek za telefon). W B2B używaj „invoice” — bardziej profesjonalne. Plus: „remit payment” brzmi formalnie / biznesowo.
❌ BŁĄD: „The receipt is due on 30 June” (mylenie receipt z invoice).
✅ POPRAWNIE: „The invoice is due on 30 June.”
Dlaczego: RECEIPT = paragon (potwierdzenie ZAPŁATY). INVOICE = faktura (żądanie zapłaty). Receipt nie „is due” — paragon wystawia się PO zapłacie.
❌ BŁĄD: „Net amount: 1230 EUR (with VAT)”.
✅ POPRAWNIE: „Gross amount: 1230 EUR (with VAT)” lub „Net amount: 1000 EUR (without VAT)”.
Dlaczego: NET = netto = BEZ VAT. GROSS = brutto = Z VAT. Polski uczeń czasem myli (po polsku „kwota brutto” wygląda jak „brutto” = większa). Test: czy zawiera VAT? TAK → gross.
❌ BŁĄD: „VAT 23% included” bez podania kwoty VAT.
✅ POPRAWNIE: „Net: 1000 EUR · VAT 23%: 230 EUR · Gross: 1230 EUR” (rozbicie).
Dlaczego: Faktura B2B musi pokazywać KWOTĘ VAT (do odliczenia przez odbiorcę) i rozbicie net/VAT/gross. „VAT included” bez kwoty jest OK na paragonie B2C, nie na fakturze.
❌ BŁĄD: Brak klauzuli „reverse charge” przy fakturze dla B2B w UE.
✅ POPRAWNIE: Dodaj klauzulę „Reverse charge — VAT to be accounted for by the recipient (Article 196 of Council Directive 2006/112/EC)”.
Dlaczego: Przy B2B w UE poza krajem dostawcy VAT rozlicza ODBIORCA (mechanizm reverse charge). Bez klauzuli faktura jest niepoprawna — możesz mieć problem z zaliczeniem VAT do KUP / odliczenia.
Quiz — 10 zdań
1Faktura po angielsku to…?
Pokaż odpowiedź
Invoice (najczęściej). W AmE też „bill” potocznie.2Paragon po angielsku?
Pokaż odpowiedź
Receipt. „Till receipt” = z kasy w UK.3Net vs gross — co znaczy?
Pokaż odpowiedź
Net = netto (bez VAT). Gross = brutto (z VAT).4VAT po angielsku rozwija się jako…?
Pokaż odpowiedź
Value Added Tax. W USA odpowiednik to „sales tax”.5Termin płatności po angielsku?
Pokaż odpowiedź
Due date / payment due date. „Net 30 days” = 30 dni od wystawienia.6Reverse charge — co to?
Pokaż odpowiedź
Odwrotne obciążenie — w B2B w UE odbiorca rozlicza VAT.7PIT, CIT po angielsku?
Pokaż odpowiedź
PIT = Personal Income Tax. CIT = Corporate Income Tax.8Składki ZUS po angielsku?
Pokaż odpowiedź
Social security contributions. UK: NI contributions (National Insurance).9Urząd skarbowy: PL = US, UK = ?, USA = ?
Pokaż odpowiedź
UK = HMRC (Her Majesty's Revenue and Customs). USA = IRS (Internal Revenue Service).10Overdue invoice — co znaczy?
Pokaż odpowiedź
Przeterminowana faktura (po terminie płatności). Synonim: past due invoice.FAQ — najczęstsze pytania
Czy mogę wystawić fakturę po angielsku w Polsce?
TAK. Polskie przepisy (Ustawa o VAT) wymagają konkretnych pól na fakturze (numer, daty, NIP sprzedawcy/nabywcy, opis towaru/usługi, stawki, kwoty netto/VAT/brutto), ale ustawa NIE wymaga języka polskiego — możesz wystawić w EN, DE, FR. Praktycznie: dla klienta zagranicznego wystawiasz w jego języku (lub po angielsku jako lingua franca). Dla klienta polskiego — po polsku, choć zagraniczne firmy z polskim oddziałem często akceptują dwujęzyczne faktury (EN+PL).
Co to KSeF i czy mam to tłumaczyć na angielski?
KSeF = Krajowy System e-Faktur (polski system e-fakturowania). Po angielsku: „National e-Invoicing System” lub po prostu „KSeF”. W komunikacji z zagranicznym klientem: „We use the Polish national e-invoicing system (KSeF). The invoice will be issued in PDF and also recorded in KSeF.” KSeF nie obowiązuje wszędzie w UE — każdy kraj ma swój system (Włochy: FatturaPA, Francja: Chorus Pro w B2G).
Jak napisać upomnienie po angielsku?
Gradient grzeczności. (1) Friendly: „Hi [Name], just a friendly reminder that invoice #123 (EUR 1500) was due on [date] and remains unpaid. Could you confirm when we can expect payment?”. (2) Formal: „Dear [Name], we note that invoice #123 dated [date] for EUR 1500 remains outstanding. Please arrange payment at your earliest convenience or contact us to discuss.” (3) Final: „Dear [Name], FINAL NOTICE — Invoice #123 is now 30 days past due. Failure to remit payment within 7 days will result in this matter being referred to our debt collection agency.” Wzory ucieleśniają gradient od „friendly” do „formal demand”.
Czy w UE muszę pisać klauzulę reverse charge?
Dla transakcji B2B w UE, gdzie odbiorca jest z innego państwa członkowskiego niż dostawca, ZWYKLE stosuje się reverse charge. Klauzula na fakturze: „Reverse charge — VAT to be accounted for by the recipient (Article 196 of Council Directive 2006/112/EC)” lub krócej „Reverse charge — Article 196 of Directive 2006/112/EC”. VAT na fakturze = 0%. Sprawdź u księgowego, czy w twojej transakcji reverse charge obowiązuje (zależy od typu usługi, statusu VAT odbiorcy, miejsca świadczenia).
Jak ćwiczyć słownictwo księgowości po angielsku?
Trzy strategie. (1) Przepisz JEDNĄ swoją fakturę / paragon / deklarację z polskiego na angielski — wymuś każde pole. (2) Pisz e-maile z upomnieniami w 3 wersjach (friendly / formal / final) — gradient grzeczności. (3) Fiszki VOCAbite — zestaw „Business English: Accounting & Tax” z 50 zwrotami pogrupowanymi wg sytuacji (faktura, VAT, podatek dochodowy, upomnienie) w systemie 5 przegródek. Plan: 10 zwrotów dziennie.
VAT, faktura, podatek, paragon po angielsku to fundament biznesowego komunikowania się z zagranicznym klientem. Invoice (faktura), receipt (paragon), bill (rachunek potocznie) — to nie synonimy. Net (netto) vs gross (brutto) — uważaj na różnicę. PIT/CIT/ZUS mają precyzyjne odpowiedniki, urzędy skarbowe to HMRC (UK) / IRS (USA). 30 zwrotów + 10 ćwiczeń = swoboda.